Cách Sử Dụng Excel 2016 – Bạn Đã Thành Thạo Copy & Paste Trong Excel?

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Bạn Đã Thành Thạo Copy & Paste Trong Excel?

Tại sao chúng tôi lại phải tạo 1 bài học cho 1 chủ đề quen thuộc này?. Bởi vì Copy và Paste dữ liệu từ một cell (Ô), range (nhiều Ô) (Tìm hiểu thuật ngữ Cell, Range trong Excel) không chỉ là việc copy (CTRL+C) và paste (CTRL+V) đơn thuần. Excel cho phép chúng ta rất nhiều lựa chọn nâng cao cách Copy và Paste và những lựa chọn này giúp tiết kiệm rất nhiều giờ làm việc, ví dụ như là copy giữ nguyên giá trị, copy giữ nguyên định dạng, copy giữ nguyên công thức, và đơn thuần là copy dữ liệu…

Bài học này là Bài số 6 trong chuỗi bài học Cách sử dụng Excel 2016 được cập nhật liên tục trên trang web thegioiexcel.com và Fanpage. Một chủ đề nếu nghe qua thì ai cũng sẽ biết nhưng cũng không nhiều bạn thành thạo chức năng này. Đó là tính năng Paste Special trong Excel

Chức năng Paste Special là gì?

Khi bạn copy và paste một ô, excel copy mọi thứ trên ô đó bao gồm ( định dạng màu, font chữ, kẽ viền, công thức, giá trị).

cach-su-dung-excel-2016-Copy-and-Paste

Nhưng nếu bạn chỉ muốn copy chỉ lấy giá trị thuần hoặc chỉ là lấy định dạng. Trong các trường hợp này bạn cần học cách sử dụng chức năng Paste Special.

Truy cập Paste Special và cách sử dụng như thế nào?

Có 3 cách để sử dụng tính năng Paste Special.

Đầu tiên bạn chọn một ô bất kỳ và COPY nó. Tôi chọn Ô A1.cach-su-dung-excel-2016-copy-o-can-lay-du-lieu

  • Cách 1: Sử dụng thanh công cụ Ribbon: Bạn chọn Menu Home, trong nhóm Clipboard bạn chọn dòng chữ Paste Special. Excel sẽ mở ra một cửa sổ gồm nhiều tùy chọn.

Cách sử dụng thanh công cụ Ribbon: https://thegioiexcel.com/cach-su-dung-excel-2016-voi-giao-dien-hoan-toan-moi/

cach-su-dung-excel-2016-tab-menu-clipboard

  • Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt trên bàn phím: Alt + E + S + V.

cach-su-dung-excel-2016-to-hop-phim-tat-paste-special

  • Cách 3: Sử dụng Menu Click Chuột Phải: Bạn Click chuột phải vào ô mà bạn muốn Paste dữ liệu, và khi đó bạn chọn dòng Paste Special.

cach-su-dung-excel-2016-click-phai-vao-o-can-paste

Sau khi các bạn làm 1 trong 3 cách để gọi cửa sổ tính năng Paste Special. Đây là giao diện của nó.

cach-su-dung-excel-2016-cua-so-paste-special

Nếu bạn am hiểu tốt các tùy chọn trong Paste Special, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian (và bạn biết đó, thời gian là tiền !).

Vậy chúng ta bắt đầu tìm hiểu các tùy chọn chuyên sâu này:

cach-su-dung-excel-2016-Paste-Options

Nhóm Paste

Nhóm Paste có nhiều tùy chọn nâng cao, tuy nhiên chúng ta chỉ cần lưu ý một số tùy chọn thường dùng nhất

All : Là bạn copy và paste tất cả bao gồm ( Công thức, giá trị, định dạng, chú thích.). Tùy chọn này là mặc định.cach-su-dung-excel-2016-Copy-and-Paste

Formulas: là Copy giữ nguyên công thức, mọi thứ khác sẽ không được copy.

cach-su-dung-excel-2016-Copy-and-Paste-Special-Formulas1

Values: Là Copy giữ nguyên giá trị, mọi thứ khác thì không. Các bạn làm tương tự như tùy chọn Formulas.

Trong các giải pháp quản lý kinh doanh trên file excel của chúng tôi, lúc nào thế giới excel cũng traning cho khách hàng cách copy và paste dữ liệu từ file dữ liệu bên ngoài vào. Và cách Copy quan trọng nhất trong Excel 2016 là Copy lấy giá trị.

Validation: Excel chỉ Copy tính năng Data Validation được thiết lập trên ô. Mọi thứ khác thì không. Trong ví dụ này, cấu hình validation là 1 danh sách drop down list.

Nếu các bạn chưa học bài Validation là gì?

cach-su-dung-excel-2016-Copy-and-Paste-Special-Validation

Formulas and number formats: Là kiểu Copy giữ nguyên công thức và định dạng dữ liệu. Kiểu này là sự kết hợp của 2 tùy chọn loại Paste Formulas và Formats.

Values and number formats: Là kiểu Copy giá trị và định dạng dữ liệu.

Nhóm Operation

Nhóm tính năng này cực kỳ hay cho việc tiết kiệm rất nhiều thời gian khi bạn có nhu cầu tính toán với các phép tính đơn giản ( Cộng, Trừ, Nhân, Chia) tại một Ô hoặc một vùng bất kỳ mà không cần phải nhập công thức.

cach-su-dung-excel-2016-Paste-Special-Operations

Ở đây chúng ta sẽ lấy ví dụ cách sử dụng nhóm Operation này, điển hình là tùy chọn Multiply (Phép nhân).

Chúng ta lấy ví dụ một trường hợp cụ thể về danh sách bảng kê bán hàng, bạn cần tính ra số tiền thuế VAT (10%) đầu vào mà khách hàng cần thanh toán cho công ty dựa trên doanh số mua hàng của khách hàng.

Cách tính bình thường là: doanh số mua hàng * 10%

Bây giờ chúng ta sử dụng tính năng Paste Special với tùy chọn Multiply.

  1. Chọn ô chứa tỷ lệ % VAT , ở ví dụ này chúng tôi cho tỳ lệ là 10% và copy ô đó.

  2. Bây giờ, việc đầu tiên là chúng ra làm là kéo chọn vùng dữ liệu là danh số mua hàng mà bạn muốn tính.

  3. Tiến hành đi đến cửa sổ Paste Specical như hướng dẫn phần đầu bài.

  4. Bạn chọn lần lược 2 tùy chọn. Tại nhóm Paste bạn chọn Values, tại nhóm Operation bạn chọn Multiply. Click OK.

cach-su-dung-excel-2016-Copy-and-Paste-Special-operation-multiply1

Các tùy chọn khác (Add, divide, subtract) bạn vẫn làm tương tự như Multiply.

Paste Special làm việc ngay cả trên các ô đang chứa công thức

Đây là một trong những tính năng tuyệt vời của Paste Special hổ trợ người dùng chúng ta. Nếu bạn có các ô cần tính toán bằng Paste Special nhưng chúng có chưa công thức, bạn vẫn có thể sử dụng nó một cách bình thường. Dưới đây là một ví dụ cụ thể.

cach-su-dung-excel-2016-se-Paste-Special-Operations-for-a-Quick-Multiply-in-Excel

Trong ví dụ trên, bạn thấy giá trị của mục Price ban đầu được tính bằng hàm =SUM(E2,E3).

Tính toán linh động và tiết kiệm hàng tá thời gian với Paste Special

Thêm một tính năng cực kỳ tuyệt vời và bá đạo nữa mà bạn có thể làm với Paste Special. Khi bạn biết sử dụng tính năng này, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Giả sử bạn đang cần cập nhật lại giá cho tất cả sản phẩm trong kho hàng của bạn. Nhưng tỷ lệ thay đổi giá bán cho từng sản phẩm lại hoàn toàn khác nhau, thông thường bạn phải thực hiện điều này một cách thủ công bằng cách dò tìm từng sản phẩm trong kho và cập nhật giá cho từng sản phẩm, công việc này sẽ tốn rất nhiều giờ làm việc và khả năng sai sót sẽ rất cao.

Bạn đừng nản lòng và lo lắng, Paste Special sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn chỉ chưa đầy một phút.

cach-su-dung-excel-2016-Use-Paste-Special-Operations-for-a-Quick-Multiply-in-Excel-1

Như bạn thấy, giá sản phẩm trong kho đã được cập nhật theo tỷ lệ tương ứng cho từng tên sản phẩm. Quá tuyệt vời phải không nào !.

Chỉ cần nắm vững, sử dụng linh hoạt và thành thạo các tính năng được trình bài ở trong chuỗi bài viết này, bạn đã là 1 chuyên gia Excel.

Nếu bạn thấy hay hãy Share bài viết cho bạn bè cùng học tập và comment cảm nghỉ bên dưới nhé. Thân chào !

Thế Giới Excel

Share this post

Hotline: 093.933.9836
Hotline: 093.933.9836
Hỗ trợ online
 
Chat
 
Hỗ trợ online
+