Cụm từ Phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt có vẻ khá quen thuộc với chúng ta, nó là cách sử dụng bàn phím máy tính thay cho việc sử dụng chuột để làm việc.

Vậy tại sao phải học cách sử dụng phím tắt?. Đó là tăng tốc độ thao tác. Việc sử dụng phím tắt thành thạo sẽ làm tăng năng suất làm việc của bạn lên gấp nhiều lần và nó là nội dung trong các buổi phỏng vấn về kiến thức, kỹ năng, cách sử dụng Excel nói riêng, và phần mềm văn phòng nói chung.

Phím tắt: Để chỉ các phím riêng lẽ.

Tổ hợp phím tắt: Để chỉ nhiều phím cùng 1 lúc, có nghĩa bạn phải nhấn cùng lúc từ 2 phím trở lên để thực hiện một chức năng nào đó

Sau đây là danh sách chọn lọc các phím tắt và tổ hợp phím tắt sử dụng thường xuyên nhất trong công việc.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng cơ bản nhất, từ đó các bạn có thể triển khai cho nhiều tình huống.

Nhóm thao tác dữ liệu cơ bản.

Bao gồm các thao tác cơ bản nhất như là : Copy, Cut, Paste, Chọn tất cả, quay lại.

1. Đầu tiên các bạn chọn Ô B2

2. Để chọn toàn bộ dữ liệu , bạn nhấn tổ hợp phím CTRL+ a (Lưu ý: Nếu bạn nhấn CTRL + a thêm một lần nữa, Excel sẽ chọn toàn bộ sheet)

3. Để copy vùng được chọn ở trên, bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + c. (Nếu bạn muốn cắt luôn vùng được chọn thì nhấn tổ hợp phím CTRL + x ). Sao đó chọn ô A6  và nhấn tiếp tổ hợp phím CTRL + v, để chép dữ liệu.

4. Để trở về trạng thái ban đầu ( lúc chưa chép dữ liệu vào ô A6 ) thì bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + z.

Nhóm di chuyển.

Duy chuyển qua trái, phải, lên, xuống

Đầu tiên chọn ô B2

1. Bây giờ bạn muốn duy chuyển đến ô B4, các bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + phím mũi tên ↓. (Lưu ý: Nếu bạn tiếp tục giữ CTRL và nhấn phím mũi tên ↓ 1 lần nữa thì Excel sẽ di chuyển đến ô cuối cùng trong sheet)

2. Tiếp theo nếu chúng ta từ B4 muốn duy chuyển nhanh qua ô E4, tiếp tục giữ phím CTRL + nhấn nút →.

Nhóm Chọn

Thông thường bạn chọn ô hay kéo chọn vùng dữ liệu thì thường dùng chuột để kéo chọn. Hôm nay thế giới excel xin chỉ bạn các tổ hợp phím để thực hiện việc này.

1. Đầu tiên chọn ô A1

2. Giả sử bạn muốn chọn ô từ A1 đến ô A4, bạn nhấn giữ phím SHIFT và nhấn 3 lần phím mũi tên ↓

3. Thế là bạn đã chọn được cột A, bây giờ giả sử bạn chọn cùng lúc cột B và cột C. Bạn nhấn giữa phím SHIFT  và nhấn phím → (qua phải) 2 lần.

Nhóm Công thức

1. Chọn ô F2

2. Để nhanh chóng thêm công thức =SUM(B2:E2) vào ô F2, chúng ta sử dụng tổ hợp phím ALT + =, và nhấn Enter.

3. Chọn lại ô F2, nhấn giữa phím SHIFT và nhấn phím mũi tên xuống 2 lần.

4. Sử dụng tổ hợp phím CTRL + d, để insert công thức lần lượt vào ô F3, F4.

Nhóm định dạng dữ liệu

Phần hướng dẫn định dạng dữ liệu này, Thế Giới Excel sẽ trình bài cách định dạng hoàn toàn bằng phím tắt. Các bạn cố gắng làm theo từng bước nhé.

1. Chúng ta chọn vùng dữ liệu B2:F4 bằng các tổ hợp phím (SHIFT + phím mũi tên ↓), (SHIFT + phím mũi tên → ).

2. Tiếp đó, để mở cửa sổ Format Cells, chúng ta sử dụng tổ hợp phím CTRL + 1

3. Sau đó tiếp tục sử dụng tổ hợp phím TAB + phím mũi tên ↓, để bắt đầu lựa chọn mục Category.

4. Nhấn phím ↓ xuống cho tới khi chúng ta chọn mục Custom.

5. Nhấn phím Tab để chúng ta chuyển qua mục Type:

6. Tiếp tục sử dụng tổ hợp phím TAB + phím mũi tên ↓, để chúng ta lựa chọn các kiểu format:

7. Nhấn phím ↓ xuống cho tới khi chúng ta chọn tới kiểu định dạng là #,##0.

8. Nhấn Enter để hoàn tất.

Kết quả:

Các bạn có thể xem thao tác đầy đủ.

Ngoài các tổ hợp phím tắt trong Excel giúp cho người dùng khởi chạy các chức năng một cách nhanh chóng. Ngoài ra các bạn cũng nên biết Excel còn có một thư viên các phím chức năng mặc định. Phím chức năng sẽ hơi khác với tổ hợp phím tắt ở một điểm là mỗi một phím sẽ thể hiện một tính năng riêng. Ví dụ : Tạo một biểu đồ chỉ bằng một phím chức năng F11.

Tham khảo bài viết:

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Các Phím Chức Năng Trong Excel 2016.

thegioiexcel.com