Trong phần đầu Hướng dẫn cách sử dụng Data Validation cơ bản, chúng ta đã biết cách làm thế nào bắt lỗi và thông báo một cách tự động khi người dùng nhập liệu sai, giúp giảm thiểu khả năng sai sót không đáng có. Đây là một tính năng vô cùng hay và tiện lợi. Ở phần 2 này Thế Giới Excel xin chỉ cho các bạn thêm một tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel và được làm từ Data Validation. Đó là tạo một danh sách xổ xuống cho chúng ta lựa chọn bằng Data Validation. (Ví dụ: Danh sách nhân viên để chọn tên nhân viên, thay vì nhập trực tiếp)

Thử nghỉ nếu có một danh sách thả xuống những dữ liệu có sẵn, và chúng ta đơn giản chỉ cần chọn dữ liệu từ trong danh sách có sẵn đó, không cần nhập liệu. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và không sợ sai. Đây chắc chắn là một trong những tính năng tuyệt vời và mạnh nhất trong Excel.

Trong bài viết này chúng tôi sử dụng một số kiến thức đã trình bài trong chuỗi bài học Cách Sử Dụng Excel 2016. Các kiến thức này sẽ được đính kèm đường link dẫn đến bài viết chính để các bạn có 1 mạch kiến thức tổng quát.

Nếu bạn chưa hình dung ra nó như thế nào ? Hãy xem hình ảnh này sẽ rõ nhé.

Tạo danh sách Data Validation với khai báo dữ liệu thủ công

Lưu ý: Với việc tạo danh sách bằng cách khai báo thủ công này, các bạn chỉ nên áp dụng vào các trường hợp có số lượng phần tử nhỏ và không thay đổi thường xuyên.

Ví dụ: Chúng ta thử tạo một danh sách mã loại sinh viên. Mã loại sinh viên có số lượng Loại sinh viên ít và không thường xuyên thay đổi.

1. Đầu tiên các bạn chọn cột Loại để bắt đầu tạo danh sách.

Bài viết liên quan : Cách sử dụng Excel 2016 – Khai niệm Vùng Dữ liệu (Range), các thao tác cơ bản.

2.Truy cập tính năng Data Validation.

Cách để truy cập tính năng Data Validation đã được hướng dẫn tại Phần 1 Giới thiệu Data Validation và Cách bắt lỗi nhập liệu có điều kiện.

3.Tại tab Settings trong cửa sổ tính năng Data validation.

Mục đầu tiên ‘Allow:’, các bạn chọn List.

• List – Tạo danh sách thả xuống.

4. Tại mục 3: Source (Dữ liệu nguồn): là nơi chúng ta nhập các loại sinh viên vào. Mỗi loại sinh viên sẽ cách nhau bằng dấu ‘,’ (Dấu phẩy).

Danh sách loại sinh viên : Loại A, Loại A+, Loại B, Loại B+,Loại C, Loại D.

Click OK để hoàn tất.

Kết quả:

Tạo danh sách Data Validation từ Data nguồn có sẵn.

Khi chúng ta có sẵn một dữ liệu nguồn rất nhiều dòng và nó thường xuyên cập nhật mới hoặc thay đổi. Vậy muốn tạo một danh sách Data Validation từ nguồn dữ liệu này bằng việc khai báo thủ công là rất lãng phí thời gian và sai sót cao. Thật may Data Validation cho phép chúng ta sử dụng trực tiếp nguồn dữ liệu này rất nhanh mà không cần khai báo thủ công.

Giả sử chúng ta có nguồn Data là danh sách Tên sinh viên như hình bên dưới.

Bây giờ chúng ta tạo danh sách sinh viên xổ xuống bằng data validation.

Kết quả, rất nhanh!

Ghi chú:

Các bạn để ý thấy khi chúng ta kéo chọn vùng dữ liệu ‘DS Tên SV’ , trong phần ‘Source’ chúng ta thấy thể hiện dòng ‘=$A$6:$A$11’. Đây là địa chỉ tuyệt đối của nguồn dữ liệu ‘DS Tên SV’. Dữ liệu bắt đầu từ ô $A$6 và kết thúc là ô $A$11.

Bài viết liên quan:

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Làm quen với khái niệm Địa Chỉ trong Excel – Có bao nhiêu loại địa chỉ trong Excel.

Thay thế địa chỉ tuyệt đối bằng cách đặt tên vùng dữ liệu nguồn.

Việc sử dụng địa chỉ tuyệt đối trong phần ‘Source’ của Data Validation sẽ làm cho cho danh sách của chúng ta kém linh động. Khi dữ liệu nguồn ‘DS Tên SV’ phát sinh một Data mới ở địa chỉ A12. Danh sách Data Validation của chúng ta sẽ không cập nhật thêm mới Data của ô A12 vào danh sách Data Validation. Muốn vậy chúng ta phải sửa lại  địa chỉ dạng như sau  ‘=$A$6:$A$12’.

Hành động này tương đối đơn giản, tuy nhiên sẽ là ác mộng khi có quá nhiều danh sách Data Validation được tạo ra từ Nguồn dữ liệu ‘DS Tên SV’ trước đó. Bạn phải sửa lại từng danh sách Validation một. Để khắc phục điều này, ta nên đặt TÊN cho vùng dữ liệu nguồn và sử dụng nó trong các danh sách Data Validation.

Đầu tiên bạn sẽ đặt tên vùng dữ liệu nguồn ‘DS Tên SV’ bằng một cái tên ‘DSSV’

Tiếp theo chúng ta sẽ chỉnh sửa phần Source của Data Validation bằng việc thay thế địa chỉ tuyệt đối ‘=$A$6:$A$11’ thành ‘DSSV’

Và khi dữ liệu nguồn của chúng ta phát sinh dữ liệu mới, chúng ta chỉ cần chỉnh sửa địa chỉ tuyệt đối tương ứng với Name đã đặt là xong.

Bài viết liên quan:

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Cách Đặt Tên Cho Ô Hoặc Vùng Dữ Liệu Trong Excel Và Các Ứng Dụng Quan Trọng Nhất.

Thế là Thế Giới Excel chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn cách sử dụng 2 tính năng cơ bản nhất của Data Validation trong Excel, đó là tạo ràng buộc dữ liệu có điều kiện để hạn chế sai sót dữ liệu và cách tạo danh sách dữ liệu có sẵn hổ trợ nhập liệu một cách chuyên nghiệp.

Mọi thắc mắc xin để lại comment phía dưới, nếu các bạn thấy hay và bổ ích đừng quên Like hoặc Share bài viết đến với nhiều người nhé.

thegioiexcel.com