Cách Sử Dụng Excel 2016 – Cải Thiên Kỹ Năng In Tài Liệu Trên Excel

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Cải Thiên Kỹ Năng In Tài Liệu Trên Excel

Tiếp tục với nhóm bài cách sử dụng Excel 2016 cơ bản dành cho các bạn tự học Excel mọi lúc. Hôm nay, Thế Giới Excel giới thiệu cho các bạn một vài kiến thức thực tiễn luôn được áp dụng trong quá trinh in tài liệu, văn bản trên Excel. Các bạn cũng biết để thiết lập được một trang in cân đối, nhanh chóng và cần đáp ứng nhiều yêu cầu chuẩn mực trong  tài liệu, báo cáo hiện nay thì không phải bạn nào cũng nắm vững.

Ví dụ: In một hóa đơn bán hàng sẽ khác với In một báo cáo bán hàng trong tháng.

Excel hổ trợ rất tốt việc này trong phiên bảng 2016 nếu đã khai thác hết sức mạnh này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc hiện tại và trong tương lai.

Thế Giới Excel sẽ hướng dẫn cách review (xem lại) tài liệu nó như thế nào trước khi In (Normal, Page Break Preview, Page Layout) để có thể dể dàng điều chỉnh nếu cần thiết, ngoài ra chúng tôi còn chỉ cho bạn làm thế nào để dữ liệu dàn trải đều trên một trang tận dụng tốt diện tích giấy in, cách để in từng nhóm vùng dữ liệu (Print Area) bất kỳ, lập lại dòng tiêu đề khi sang trang , đánh số thứ tự trang tự động và cuối cùng là giải thích cách sử dụng các mục tùy chỉnh trong tình năng Print của Excel.

Các chế độ xem dữ liệu trong bảng tính

Excel cung cấp cho các bạn tới 3 cách để trình bài tài liệu của một sheet bao gồm Normal, Page Break Preview, Page Layout. Mỗi chế độ đều có ý nghĩa ứng dụng cụ thể.

Tại thanh Ribbon, trong tab View, nhóm đầu tiên Workbook Views, các bạn sẽ thấy có 3 chế độ.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-workbook-views

1. Normal

Đây là chế độ xem bình thường của worksheet, cũng có thể coi là giao diện mặc định của Excel.

Chú ý: Nếu bạn đang ở một chế độ xem khác Normal và khi quay về chế độ Normal thì Excel sẽ hiển thị các đường ngắt trang (là các đường thẳng đứt quãng, phân chia dữ liệu ra thành nhiều trang in). Khi các bạn đống và mở lại file Excel thì đường đứt quãng này sẽ mất.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-workbook-views-normal

2. Page Break Preview

Chế độ này cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về tài liệu hiện tại đang nằm trên bao nhiêu trang in khi chúng ta in tài liệu này. Nói một cách khác khi nhìn ở chế độ này, chúng ta sẽ biết sẽ mất bao nhiêu trang giấy để in tài liệu này.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-workbook-views-page-break-previewlĐể điều chỉnh dữ liệu in trên trang, các bạn chỉ cần kéo các đường thẳng ngắt quãng và không ngắt quãng sao cho dữ liệu thể hiện phù hợp. Kéo dãn kích thước cột hoặc dòng cũng là một cách điều chỉnh nhanh chóng.

Do đó bạn có thể canh dữ liệu nằm vừa hết trên 1 trang giấy in. Tuy nhiên, việc này có thể khi in ra xong sẽ không đọc được nếu data bạn quá nhiều. Bởi vì Excel sẽ điểu chỉnh cỡ chữ nhỏ lại sao cho phù hợp trên 1 trang. Việc này Excel hoàn toàn không cảnh báo cho chúng ta.

Mẹo: Chế độ này cực kỳ hiệu quả trước khi in và cung cấp cho bạn thông tin về số lượng trang in phù hợp. Sau đó bằng cách kết hợp thêm với các tùy chọn tại mục Print để bản in được cân đối và chuyên nghiệp.

3. Page Layout

Nếu Page Break Preview cho chúng ta cái nhìn tổng quan về việc phân bổ dữ liệu so với số lượng trang in, thì chế độ Page Layout này gần giống với giao diện Microsoft Word. Do đó trước khi tiến hành in tài liệu, bạn chuyển qua đây xem lại, sau đó hãy tiến hành Print.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-workbook-views-page-layout

Điểm manh mẽ ở Page Layout là cho phép chúng ta bổ sung một số điều cần thiết cho tài liệu của chúng ta như: thêm Header, Footer, đánh số thứ tự trang, chèn trang… Chắc hẳn các yêu cầu này đã từng gây khó khăn không ít người.

Đánh số thứ tự trang một cách tự động

1. Tại chế độ xem trang Page Layout.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-switch-to-page-layout-view

2. Tại phần cuối của từng trang, nhấn chuột vào Add footer, bạn sẽ thấy xuất hiện một tab Design. Trong nhóm Header & Footer Elements bạn nhấn chọn Page Number.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-add-page-number

3. Nhập ” / ”

4. Tiếp đó quay lại nhóm Header & Footer Elements nhấn tiếp vào mục Number of Pages.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-codes-header

Page Number: Là số thứ tự tương ứng của trang.

Number of Pages.: Là tổng số trang.

Chú ý: Excel sẽ căn cứ vào cách đặt số trang này để tự động cập nhật tự động số thứ tự trang. Bên cạnh đó Header cũng sẽ tự động cập nhật.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-page-numbers

Bạn tiếp tục nhập Header tại trang 1 / 1, và thế là Header cũng sẽ tự động cập nhật.

Tuy nhiên nếu trang đầu tiên của chúng ta không cần Header và Footer thì làm thế nào để Excel tự động bỏ cập nhật Header và Footer ở trang đầu tiên.

5. Tại tab Design, trong nhóm Options group, bạn có thể chọn Different First Page để chèn trang.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-different-first-page-odd-even-pages

6. Tại tab View , nhóm đầu tiên Workbook Views, chọn chế độ Normal để quay về giao diện mặc định.

Lập lại tiêu đề trong nhiều trang in

Bạn có thể xác định các dòng hoặc các cột luôn luôn lập lại khi in tài liệu gồm có nhiều trang. Điều này làm cho chúng ta dể dàng sử dụng tài liệu hơn.

Để lập lại tiêu đề trong mỗi trang in bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Tại thanh Ribbon, bạn chọn tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, bạn chọn nút Print Titles.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-click-print-titles

Cửa sổ Page Setup xuất hiện.

2. Tại mục Rows to repeat at top bạn chọn dòng thứ 1 bằng cách nhấp vào nút vuông xanh đỏ nhỏ nằm bên phải tương ứng cùng một hàng, đều này đồng nghĩa dòng 1 sẽ luôn được lập lại khi Excel in trang tiếp theo.

  • Mục Columns to repeat at left: Một cách tương tự, bạn có thể lập lại những cột phía bên trái cho mỗi lần sang trang.

3. Nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excelrepeat-row-1

4. Khi chúng ta chuyển qua phần Print, giao diện Review sẽ xuất hiện title khi bạn chuyển sang trang In thứ 2.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-preview-page-1cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-preview-page-2

Download file mẫu : In tiêu đề.

Thiết lập vùng dữ liệu cố định để in

Chúng ta có thể print bất kỳ nhóm hay vùng dữ liệu, tuy nhiên mỗi lần in chúng ta cần phải chọn lại vùng cần in. Để Excel tự động xác định vùng cần Print thì chúng ta cần thiết lập một vùng in cố định (Print Area).

Để thiết lập vùng dữ liệu, chúng ta tiến hành các bước sau:

1. Chọn một vùng dữ liệu range bạn cần in.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-print-area-select-range

2. Trên thanh Ribbon, duy chuyển chuột đến tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn tính năng Print Area.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-print-area-click-print-area

3. Chọn tiếp mục Set Print Area.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-set-print-area

4. Lưu và đóng file excel. Sau đó mở lại bảng tính.

5. Đi đến tính năng Print, Excel tự động chọn cho bạn vùng in đã được thiết lập mà không cần phải chọn chế độ (Print Selection: Chế độ này sẽ được trình bài tiếp theo sau đây)

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-preview

Giới thiệu và hướng dẫn tùy chỉnh trong phần Print của Excel

Cách In một vùng dữ liệu tùy ý (Print Selection)

1. Bạn quét chọn vùng cần in.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-chon-vung-in2. Nhấn tab File, chọn Print. Tại danh sách lựa chọn ngay phía dưới phần Settings, bạn chọn Print Selection.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-print-selection

3. Nhấn nút Print to to ở phía trên cùng.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel--button-print

Chú ý: Ngoài tuy chọn Print Selection ra, Excel cho phép các bạn một số tùy chọn khác như là Print Active Sheets và Print Entire Workbook.

  • Print Active Sheets: Cho phép bạn In cùng lúc nhiều Sheet. Để làm được điều này bạn cần phải chọn cùng lúc nhiều sheet. Đầu tiên bạn ấn giữ nút Ctrl + Chọn các sheet bạn muốn In.
  • Print Entire Workbook: Là in hết cả một bảng tính (workbook).

Cách canh lề làm sao cho cân đối (Page Margins)

Để canh lề (trên, dưới, trái, phải) cho trang in bạn thực hiện như sau:

1. Trong phần Settings, bạn di chuyển xuống nhóm danh sách thứ 5 là nhóm Margin. Trong danh sách là các kiểu canh lề (Normal, Wide hoặc Narrow), bạn chọn một kiểu bất kỳ.

2. Hoặc chọn vào biểu tượng  ‘Show Margins’ nhỏ nhỏ  nằm ở phía dưới cùng bên phải. Bây giờ bạn có thể kéo các đường kẽ lề (ra, vào, lên, xuống) sao cho cảm thấy phù hợp nhất.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-canh-le-trang-in

Cách in tài liệu theo chiều ngang

Thông thường các trang In sẽ thể hiện theo chiều dọc, tuy nhiên với trường hợp dữ liệu của chúng ta có quá nhiều cột cần thể hiện trên một trang in, giải pháp là chúng ta sẽ chuyển sang chiều ngang.

Tại mục Settings, danh sách lựa chọn thứ 4, trong danh sách bạn chọn phần Landscape Orientation. Trang tính sẽ chuyển sang chiều ngang.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-in-theo-chieu-ngang

Chú ý: Nếu sau khi chúng ta chuyển in sang chiều ngang, nhưng vẫn Excel vẫn nhẩy thêm 1 trang thứ 2 thì chúng ta tiếp tục thiết lập để in trên 1 trang.

Cách thiết lập để chỉ in trên một trang

Để tận dụng tối đa không gian trống trên trang in, Để làm cho Excel tự động lấp đầy không gian trống trên trang in.

Tại mục Settings, Trong danh sách lựa chọn thứ 6, bạn chọn mục Fit Sheet on One Page.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-canh-in-tren-mot-trang

Chú ý: Nhấp mục Custom Scaling Options, tại đây bạn có thể tùy chỉnh tỷ lệ hiển thị. Việc lấp đầy trang in cũng sẽ khiến cho tài liệu của bạn có thể không đọc được, vì kích thước nội dụng quá nhỏ và Excel không hề cảnh báo bạn điều này.

Cách In nhiều bản cùng một lúc

Đôi khi bạn cần in nhiều bản tài liệu để phát cho nhiều người. Bạn có thể thiết lập số bản in trong một lần in duy nhất.

1. Bạn có thể nhập trực tiếp số bản in.

2. Nếu trong một bản in có chưa nhiều trang, tránh trường hợp phải sắp xếp từng bản In, bạn cần in hết một bản in rồi sao đó mới tiếp tục in bản tiếp theo. Tại Settings, trong danh sách thứ 3, bạn chọn mục Collated. Ví dụ: Bạn muốn in 6 bản tài liệu, khi chọn mục Collated thì Excel sẽ in hết một bản gồm nhiều trang, sau đó mới tiếp tục in bản tiếp theo, và cứ thế.

cach-su-dung-excel-2016-cai-thien-ky-nang-in-tai-lieu-tren-file-excel-canh-in-nhieu-ban-cung-luc

Thế là Thế Giới Excel đã hướng dẫn cho các bạn cách để có thể dể dàng tiến hành Print bất kỳ một tài liệu, báo cáo nào trên Excel. Trong bài viết, chúng tôi trình bài đơn lẽ các tính năng và tùy chỉnh kèm với hình ảnh ví dụ cụ thể. Để có thể đám ứng một bảng In nhiều tiêu chí, các bạn cần kết hợp các kiến thức lại với nhau cùng một lúc.

Ví dụ: Để thiết lập Print một phiếu xuất kho.

Yêu cầu: In trên khổ A4, in theo chiều dọc, dữ liệu phiếu xuất phải nằm trên 1 trang in, canh lề cân đối, và in thành 2 bản. Bạn cần kết hợp các kiến thức từ trong bài viết theo trình tự như sau:

– Vào chế độ Page Break Review để canh chỉnh phiếu xuất gói trong 1 trang.

– Vào mục Print trong Settings

Trong danh sách thứ 3, chọn kiểu in theo chiều dọc.

Trong danh sách thứ 4, chọn khổ giấy A4.

Trong danh sách thứ 5, canh lề.

Trong danh sách thứ 6, chọn Fit Sheet on One Page.

Nhập 2 bản để In. Thế là xong.

Nếu các bạn thấy hay và bổ ích hãy Like, Share  và Lưu bài viết này lại để tiện tra cứa trong tương lại. Mọi thắc mắc hãy comment bên dưới nhé.

Thế Giới Excel

 

Share this post

Hotline: 093.933.9836
Hotline: 093.933.9836