Cách Sử Dụng Excel 2016 – Tìm Kiếm Dữ Liệu Với Go To Special
Thông thường để tìm kiếm dữ liệu trên các file Excel, chúng ta thường sử dụng tính năng cơ bản Find của Excel. Nó rất đơn giản phải không nào?. Tuy nhiên việc dùng Find chỉ cho phép chúng ta tìm kiếm được với các dữ liệu thể hiện trên bề mặt, vậy nếu chúng ta muốn tìm kiếm các công thức trong các ô của Excel thì sẽ làm như thế nào?. Tính năng Go To Special sẽ làm được điều này, ngoài ra nó còn làm được nhiều hơn thế.
Bạn có thể sử dụng tính năng Go To Special để tìm kiếm và chọn tất cả các ô trong khu vực tìm kiếm với công thức, comments, conditional formatting, data validation… Ví dụ: Thế giới Excel sẽ tiến hành chọn tất cả các ô chứa công thức, tiến hành theo các bước như sau:
1. Chọn một ô bất kỳ.
2. Tại tab Home, trong nhóm Editing, chọn Find & Select.
3. Chọn Go To Special.
Chú ý: Với các mục Formulas, Comments, Conditional formatting, Constants and Data Validation là những điều kiện tìm kiếm riêng lẽ. Các tính năng này đều có trong Go To Special.
4. Chọn phần Formulas và nhấn OK.
Chú ý: Trong mục Formulas này có nhiều tùy chọn tìm kiếm sâu hơn, ví dụ như bạn chỉ chọn Number, đồng nghĩa là bạn chỉ tìm kiếm các công thức trả về kết quả là số. Các tùy chọn khác tương tự.
Kết quả: Excel sẽ chọn tất cả các ô có chứa công thức
Lưu ý: Nếu bạn chọn một ô bất kỳ trước khi sử dụng Find, Replace or Go To Special, Excel sẽ tìm kiếm tất cả các ô trong Worksheet. Để tìm kiếm trong một vùng giới hạn, bạn cần kéo chọn vùng đó trước khi tìm kiếm.
Xóa dòng trống không chứa dữ liệu
Với ví dụ này sẽ chỉ cho bạn làm cách nào để xóa tất cả các dòng trống không chứa dữ liệu hoặc các dòng chứa một vài ô trống.
1. Truy cập vào cửa sổ Go To Special…
2. Chọn Blanks và chọn OK.
Excel sẽ chọn tất cả các ô trống như hình.
3. Trên tab Home, trong nhóm Cells, chọn Delete.
4. Chọn Delete Sheet Rows
Kết quả:
Tô màu các ô khác giá trị với các ô còn lại
Với nhiều trường hợp trong thực tế, việc dò tìm các giá trị, các dữ liệu sai hoặc khác biệt với số còn lại là việc quan trọng và rất mất thời gian. Trong ví dụ này, chúng tôi chỉ cho các bạn cách đánh dấu những loại dữ liệu dạng này một cách nhanh chóng nhất có thể.
1. Chọn vùng dữ liệu tìm kiếm A1:C15, bằng cách chọn ô A1 và kéo tới ô C15.
Chú ý: Khi chúng ta chọn vùng A1:C15 bằng cách chọn ô A1 đầu tiên, thì ô A1 sẽ được Active ( Sử dụng Enter và Tab để thay đổi ô Active). Như kết qua ta thấy, Excel sẽ lấy giá trị của từng ô trong cột A làm giá trị chuẩn đúng để so sánh với các giá trị khác trong cùng một hàng.
2. Chúng ta mở tính năng Go to Special lên
3. Chọn Row Differences và chọn OK.
Tại dòng thứ 2, Excel chọn cho ta ô B2 bởi vì giá trị 523 không giống với giá trị của ô A2 (522). Với dòng thứ 4, Excel chọn ô B4 và ô C4 bởi vì 725 khác với giá trị ô A4 (723),v.v
4. Trên Tab Home, trong nhóm Font, thay đổi màu cho các ô Excel đã chọn cho chúng ta.
Kết quả:
Copy bỏ qua giá trị các dòng ẩn
Mặc định trong Excel khi chúng ta copy một vùng dữ liệu nào đó có ẩn dòng ( hidden rows) thì Excel sẽ copy toàn bộ dữ liệu bao gồm dữ liệu của dòng đang ẩn. Tuy nhiên, sẽ rất phiền phức khi chúng ta không muốn lấy dữ liệu bị ẩn đó.
Trong ví dụ này, dòng 2 đang bị ẩn.
Khi Copy/Paste thông thương, kết quả sẽ là:
Nếu muốn Copy các giá trị từ ô A1, A3, A4 chúng ta thực hiện như sau:
1. Chọn vùng A1:A4
2. Bất tính năng Go To Special…
3. Chọn Visible Cells Only và nhấn OK.
Excel sẽ chọn các ô thể hiện.
4. Nhấn tổ hợp phím Ctrl +c để copy vùng được chọn.
5. Chọn ô A6 và nhấn Ctrl +v để chép dữ liệu.
Kết quả:
Trên đây là các ví dụ sử dụng tính năng Go To Special một cách cơ bản nhất. Thế Giới Excel hy vọng các bạn có cái nhìn cơ bản về tính năng này. Từ đó các bạn có thể nghiên cứu và áp dụng Go To Special vào thực tế cho chính công việc của các bạn.
Thế Giới Excel