Chào các bạn học thân mến, hôm nay chúng ta tiếp tục đến với bài tiếp theo trong chủ đề học cách sử dụng Excel 2016, mục tiêu là làm thế nào làm chủ Excel 2016 mà không cần phải bỏ ra bất kỳ chi phí nào để đi học tại các trung tâm hay mua các khóa học Online cả. Chúng tôi, Thế Giới Excel sẽ cố gắng biên soạn các bài viết thật sự cần thiết và cực kỳ đơn giản có thể áp dụng ngay cho công việc.

Hôm nay chúng ta sẽ học tiếp bài số 3 trong chuỗi Series học cách sử dụng Excel 2016, nội dung là chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng chức năng Find & Replace. Nếu các bạn chưa học được Bài số 1 và Bài số 2 thì hãy giành thời gian để học bạn nhé.

Chúng ta phải sử dụng tính năng Find và Replace để tìm kiếm các đoạn văn bản để tra cứu thông tin hay thay thế chúng thành nội dung khác một cách cực kỳ nhanh chóng

Ngoài ra trong bài này, bạn còn được học cách sử dụng tính năng Go To Special trong excel, hổ trợ cho chúng ta tự tìm kiếm sâu theo nhiều tiêu như công thức, chú thích, conditional formatting, data validation, v.v…

Tính năng FIND

Tìm kiếm nhanh chống các văn bản cụ thể, các bước thực hiện như sau:

1. Trên tab Home, trong nhóm Editing, các bạn click chọn Find & Select

2. Chọn Find.

Bạn thấy cửa sổ ‘Find and Replace’ xuất hiện

3. Gõ 1 đoạn văn bảng text bạn muốn tìm. Ví dụ, tôi gõ Ferrari.

4. Click nút ‘Find Next’.

Excel đã chọn ô có từ Ferrari đầu tiên.

5. Tiếp tục Click ‘Find Next’ để excel nhẩy đến ô tiếp theo.

6. Để lấy danh sách tất cả các ô có từ khóa cần tìm, Click ‘Find All’

Replace

Giúp chúng ta tìm kiếm các đoạn văn bản và thay thế thành một đoạn văn bản khác. Sử dụng Replace theo các bước như sau.

1. Trên tab Home, các bạn đi tới nhóm Editing, chọn Find & Select

2.Click Replace

Cửa sổ ‘Find and Replace’ xuất hiện, tuy nhiên lần này Excel thể hiện tab Replace thay vì tab Find.

3. Gõ văn bản bạn muốn tìm (Veneno) và thay thế nó với một đoạn văn bản mới (Diablo).

4. Click ‘Find Next’

Excel sẽ chọn ô đầu tiền chứa đoạn văn bản cần tìm, lúc này chưa thay thế thành đoạn mới.

5. Click ‘Replace’ để Excel thay thế.

Chú ý: Khi chúng ta sử dụng nút ‘ Replace All’ thì tất cả các giá trị Veneno sẽ được thay thế thành Diablo.

Go To Special

Bạn có thể sử dụng tính năng ‘Go To Special’ để nhanh chóng chọn tất cả các ô chứa công thức, ghi chú, các kiểu format (Conditional formatting), data validation.v.v… Ví dụ chúng ta sẽ tìm và chọn tất cả các ô có chứa công thức, các bạn hãy làm theo các bước sau.

1. Chọn vào 1 ô bất kỳ trên Sheet mà bạn muốn tìm kiếm.

2. Tiếp tục sử dụng tính năng Find & Select

3. Chọn Go To Special…

4. Chọn Formulas và click OK.

Chú ý: Ở đây Excel cho chúng ta nhiều lựa chọn tìm kiếm khác nhau, để dể hình dung chúng tôi lấy ví dụ Number có nghĩa là tìm tất cả các ô chứa công thức mà kết quả của công thức là 1 con số. Với trường hợp này chúng ta chọn tất cả (Number, Text, Logicals, Errors)

Excel đã chọn tất cả các ô có chưa công thức.

Lưu ý quan trọng: Bạn còn nhớ trước khi chúng ta sử dụng Find, Replace hoặc Go To Special, chúng ta chọn vào 1 ô bất kỳ trên sheet cần tìm kiếm, Excel sẽ tìm kiếm trên sheet đó. Để giới hạn lại việc tìm kiếm, chẳng hạn chỉ 1 vùng dữ liệu nhỏ, thì đầu tiên chúng ta chỉ cần quét chọn vùng dữ liệu muốn tìm kiếm.

Chúng tôi hy vọng bài học này giúp ích cho các bạn.

Cách Sử Dụng Excel 2016: Tính Năng Sort và Filter

Thế Giới Excel