Cách Sử Dụng Excel 2016 – Nhập Dữ Liệu Và Định Dạng Dữ Liệu Trong Excel

Cách Sử Dụng Excel 2016 – Nhập Dữ Liệu Và Định Dạng Dữ Liệu Trong Excel

Với bài đầu tiên trong Series Cách Sử Dụng Excel 2016 – làm quen với giáo diện Excel 2016, chắc hẳn các bạn đã cảm thấy để dàng và quen dần với cách bố trí giao diện của Excel, bài tiếp theo sau đây, Thế Giới Excel chúng tôi tiếp tục giới thiệu cách nhập dữ liệu, chỉnh sửa cũng như định dạng dữ liệu (ngày, text, số…) trong Excel 2016.

Excel là một phần mềm văn phòng cực kỳ mạnh mẽ và linh hoạt. Việc học cách sử dụng Excel thành thạo để xử lý dữ liệu sẽ là một trong những lý do chính để bạn chọn Excel. Do tính chất lưới (Gridlines) nên Excel có thể quản lý hàng ngàn điểm dữ liệu một cách dể dàng.

Bạn có thể sử dụng Excel cho việc lưu trữ văn bảng thông thường vì nó tích hợp các tính năng (Copy, Paste,Find..), hoặc dùng nó để tính toán và vẽ các biểu đồ minh họa. Do đó bạn có thể nhập liệu (Số, văn bản và công thức).

Để nhập liệu vào Excel, bạn chỉ cần chọn ô bất kỳ trong Worksheet và sao đó gõ phím để nhập dữ liệu. Sau khi thực hiện, nhấn Enter để di chuyển đến ô bên dưới. Trong trường hợp bạn nhập dữ liệu là ngày thì excel cũng sẽ nhận ra định dạng ngày và thể hiện phù hợp.

Bạn cũng có thể định dạng dữ liệu để làm cho nó trong gọn gàn, nổi bật và đẹp hơn. Dưới đây là một số định dạng phổ biến mà tôi sử dụng trong các sản phẩm của tôi.

  • Bỏ chế độ Gridlines để cho Worksheet trở thành 1 trang giấy trắng.
  • Tiến hành kẽ ô cho nhóm dữ liệu vừa nhập.
  • Tiêu đề tôi tô màu nền để làm nổi bật.
  • Canh giữa các tiêu đề.

Để làm được các điều này, tại thanh Ribbon. Chọn tab Home trong nhóm tính năng Font.

Định dạng dữ liệu trên ô

Khi chúng ta định dạng dữ liệu trong Excel có nghĩa là chúng ta chỉ thay đổi bề ngoài của dữ liệu, con số mà không thay đổi bản chất của nó. Chúng tôi có thể áp dụng các định dạng số (0.8, $ 0.80, 80%, v.v …) hoặc định dạng khác (căn chỉnh, phông chữ, đường viền, v.v..)

1. Nhập giá trị 0.8 vào ô B2

thegioiexcel-hoc-excel-general-format

Theo mặc định, Excel sử dụng định dạng chung (General: nghĩa là số cũng được, text cũng được). Để áp dụng một định dạng số thì có nhiều cách, chúng tôi giới thiệu 1 cách đơn giản nhất là dùng  hợp thoại ‘Format Cells’

2. Chọn ô B2

3. Click phải chuột, và Click Format Cells ( hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL +1 )

thegioiexcel-hoc-excel-format-cells

Hộp thoại ‘Format Cell’.

4. Chúng ta ví dụ, chọn kiểu Currency (Tiền tệ)

thegioiexcel-hoc-excel-select-currency

Chú ý: Excel cho bạn xem trước thể hiện kiểu format như thế nào.

5. Click OK

thegioiexcel-hoc-excel-currency-format

Ô B2 vẫn chứa nội dung là số 0.8. Chúng ta đã thay đổi bề ngoài của nó. Các lệnh định dạng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đều có trên tab Home của thanh Ribbon

6. Trên tab Home, trong nhóm Number, Click ký tự percentage (%) để định dạng kiểu %

thegioiexcel-hoc-excel-percentage-format

7. Trên tab Home, trong nhóm Alignment, chọn canh giữa.

thegioiexcel-hoc-excel-center-alignment

8. Trên tab Home, trong nhóm Font, chúng ta kẽ viền cho ô B2 và chuyển màu số thành màu xanh.

thegioiexcel-hoc-excel-borders-font-color

Kết quả:

thegioiexcel-hoc-excel-new-format

Dưới đây là danh sách hướng dẫn cách sử dụng format (định dạng) để áp dụng nhiều kiểu văn bảng khác nhau trên Excel 2016. Tuy đơn giản, nhưng rất cần thiết và bạn sẽ trở nên cực chuyên nghiệp.

  • Thể hiện con số theo kiểu thập phân.
  • Định dạng ngày tháng và giờ
  • Phân số
  • Đơn vị tiền tệ
  • Chuyển đổi văn bản thành số
  • Chuyển đổi số thành văn bản
  • Tùy biến định dạng số cho nhu cầu cá nhân
  • Format Painter (Giúp cho bạn nhanh chống áp dụng kiểu format đã có sẵn cho các ô khác)
  • Cell Styles (Có sẵn hàng tá kiểu Format cho từng ô mặc định của Excel, bạn có thể chọn tùy ý thích)
  • Theme ( Excel có luôn nhiều kiểu thiết kế tài liệu mẫu với các định dạng chuẩn, chúng tôi thấy rất chuyên nghiệp, bạn sẽ không phải tốn công tìm hiểu và thiết lập 1 mẫu văn bảng).
  • Wrap Text: Cho phép nội dung nằm gọn trong 1 ô.
  • Merge Cells: Nối các ô gần kề lại với nhau để thành 1 ô lớn hơn.
  • Strikethrough: Tính năng này không phải ai sử dụng Excel đều biết, nó hổ trợ việc đánh dấu nội dung bằng cách gạch giữa đoạn text. ( Ví dụ bạn trong 10 ds công việc trong ngày, những công việc nào bạn đã hoàn thành thì bạn gạch tên công việc đó).

Bài 3: Học cách dùng Find & Select

Thế Giới Excel

Share this post

Hotline: 093.933.9836
Hotline: 093.933.9836
Hỗ trợ online
 
Chat
 
Hỗ trợ online
+